في حال اردت أن يكون خطابك رسمي عليك البدء أولاً في عنوان الرسالة ويجب ان يكون واضح ويدل على موضوع الرسالة مثلاً طلب الدعم الخيري، ويجب ان تحتوي ايضاً على التاريخ، وأيضاً اسم المرسل وعنوانه.. ومن ثم كتابة التحية ويجب أن تكون رسمية مثل السلام عليكم .. تحية طيبة.. وغيرها مما هو متعارف عليه!
وبعدها تبدأ بموضوع الرسالة ويجب ان يكون واضح ومباشر وباستخدام الفاظ لبقة... وتكتب في موضوع الرسالة الحاجة التي دعتك لكتابها مثلا عدم كفاية الاسرّة في مستشفى ما واصبح هناك العديد من الوفيات والأضرار البشرية نتيجة عدم تلقي العلاج المناسب، وثم تكتب طلبك وهو دعم خيري لاستصلاح المستشفى وتكون محدد وواضح بمقدار الدعم اللازم وكيف ستصرفه وبقية التفاصيل المتعلقة به..
واخيراً تكتب خاتمة تلخص فيها موضوع الرسالة وتطلب منه بلباقة الخطوة التالية.. مثلاً تطلب موعد لمقابلة المحافظ لعرض عليه الموضوع بكافة التفاصيل وان كان لديك وثائق لتعرضها.. او تطلب منه موعد للتواصل معه مرة اخرى او غير ذلك المهم ان تبقي وسيلة مفتوحة للتواصل بينكم ..
وأخيراً تكتب التوقيع الذي يبدأ بالشكر مثلاً "مع الشكر" وتحتها اسم المرسل وكذلك توقيعه واضافة بعض البيانات الشخصية التي توثق هويته مثلاً رقم البطاقة الشخصية، وكذلك عنوان التواصل الخاص بك..